Die Mitgliederverwaltung erfolgt über die SC Website. In der Folge findest Du Informationen über Funktionsweise und die einzelnen Funktionen.
– Grundsätzliches
– Mitgliederstatus manuell ändern
– MItgliederstatus automatisch ändern
– MItgliedsbeitrag verrechnen
– Mitgliedsbeiträge für neue Mitglieder verrechnen
– Zahlungseingang verbuchen
Grundsätzliches
Jedes Mitglied muss sich auf der Website als User anmelden und in der Folge seine Stammdaten erfassen und ein Foto hochladen. Nach der Registrierung hat der User noch keine Zugriffsrechte auf die Club internen Seiten.
Mitgliederstatus manuell ändern
In der Regel wird der Mitgliederstatus automatisch gesetzt („Aktiv“ oder „Unklar“ – siehe Mitgliederstatus automatisch aktualisieren). Es kann aber auch erforderlich sein, den MG Status manuell zu verändern. Dies funktioniert wie in der Folge beschrieben:
-> Verwaltung -> Mitgliederliste -> filtern (z.B. Name) -> suchen -> Edit-Button
-> Status entsprechend verändern -> speichern
Folgende Stati stehen zur Verfügung:
| Aktiv | Aktives Mitglied (setzt nicht voraus, dass das Mitglied den laufenden Beitrag bereits bezahlt hat) |
| Anmeldung | Neues Mitglied, welches sich neu auf der Website angemeldet hat |
| unklar | Mitgliederstatus unklar. z.B. ein Mitglied, welches den Beitrag im Vorjahr nicht bezahlt hat. Diese Mitglieder sollten nach einiger Zeit gelöscht werden |
| Ehren | Ehrenmitglieder, welche keinen Beitrag bezahlen. |
Mitgliederstatus automatisch ändern
Mit ->Verwaltung ->MG Status aktualisieren wird der Mitgliederstatus in Abhängigkeit des Zahlungsstatus geändert. Es werden die fakturierten Beiträge für das eingegebene Jahr durchsucht und der Status wie folgt für jedes Mitglied verändert:
| Zahlungsstatus | Mitgliederstatus | |
| bezahlt -> | Aktiv | |
| offen -> | Unklar |
Dier Funktion kann beliebig oft aufgerufen werden. Es empfiehlt sich nach der Erfassung von Zahlungseingängen die Funktion aufzurufen.
Mitgliedsbeitrag verrechnen
Der jährliche Mitgliedsbeitrag muss fakturiert werden. Mit der Funktion -> Verwaltung -> Beiträge verrechnen, müssen zuerst das jeweilige Jahr, die Höhe des Beitrages eingegeben werden. Des Weiteren muss der Mitgliederstatus gewählt werden (in der Regel „Aktiv“; neue Mitglieder während des Jahres abrechnen, siehe Mitgliederbeitrag für neue Mitglieder verrechnen).
Die Funktion kann beliebig oft aufgerufen werden. Es erfolgt keine „doppelte“ Fakturierung.
Mitgliedsbeitrag für neue Mitglieder verrechnen
Wenn sich ein Mitglied neu anmeldet, wird sein Mitgliedsstatus auf „Anmeldung“ gesetzt. Der Mitgliederstatus kann nur von berechtigten User (in der Regel der Vorstand) geändert (manuell oder automatisch) werden.
In diesem Status hat das Mitglied noch keinen Zugang (Berechtigungen) auf die Club internen Menü-Punkte. Diese Berechtigungen werden mit der Funktion MG Status aktualisieren gesetzt. Dazu ist jedoch zuvor eine Faktuerierung des Beitrages und die Buchung des Zahlungseinganges erforderlich. Erst nach gebuchtem Zahlungseingang setzt die Funktion MG Status aktualiseren die Mitgliederrechte auf Mitglied (das Mitglied hat somit Zugriff auf die Club internen Seiten der Website).
Der Ablauf der Verrechnung:
Bei jedem Mitglied mit Status „Anmeldung“ muss zuerst das Datendfeld „MG seit“ mit dem Jahr an dem die Mitgliedschaft beginnt befüllt werden. z.B. meldet sich jemand im November 2013 neu an, gilt die Mitgliedschaft in der Regel ab 2014. Somit muss in dieses Datenfeld „2014“ eingegeben werden.
-> Verwaltung -> Mitgliederliste -> filtern nach „Anmeldung“ -> Suchen
Es kann ntürlich auch nach dem Namen gesucht werden.
Die gewünschte Person editieren (EDIT Button klicken) und Jahreszahl in das Eingabefeld „MG seit“ eingeben.
-> Speichern
Dies ist bei allen Personen mit dem Status „Anmelden“ zu wiederholen.
Nun gilt es Verrechnungsdatensätze zu erstellen, damit Zahlungseingänge verbucht werden können.
-> Verwaltung -> Beiträge verrechnen
In der Eingabemaske ist das jeweilige Jahr einzugeben (z.B. 2014 für die Beiträge 2014), die Beitragshöhe (z.B. bei Zahlungen nach dem 31.12. der erhöhte Beitrag), sowie Mitgliederstatus auszuwählen, für welchen die Beiträge verrechnet werden sollen. In unserem Fall „Anmeldung“, da wir an die neuen Mitglieder den Beitrag verrechnen wollen.
-> Beiträge verrechnen
Nun wird für alle Mitglieder für die noch keine Verrechnung für das ausgewählte Jahr erfolgte und den Mitgliederstatus „Anmeldung“ haben ein Verrechnungssatz (Faktura) erstellt.
Nun kann die Zahlung gebucht werden.
-> Verwaltung -> Offene Beiträge -> filter eingeben (z.B. der Name) -> suchen -> Edit-Button -> Zahlungsdaten erfassen -> speichern
Mit der Funktion MG Status aktualisieren, kann der Mitgliederstatus und die Zugriffsrechte gesetzt werden.
Zahlungseingang verbuchen
Zahlungseingänge werden wie folgt gebucht:
-> Verwaltung -> offene Beiträge (oder Zahlungen) -> filtern (z.B. Name) -> suchen -> Edit-Button -> Zahlungsdaten eingeben -> Speichern
Mitgliederrechte setzen
Die Zugriffsrechte werden über Joomla gesteuert. Um auf die Club internen Seiten Zugriff zu haben, ist ein Status „Aktiv“ oder „Ehren“ notwendig. Mit der Funktion „Mitgliederrechte setzen“, werden die Joomla-Rechte entsprechend gesetzt. Diese Funktion sollte nach Zahlungseingängen und „Mitgliederstatus aktualisieren“ gestartet werden.